Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest WebCrafters Kamil Kawka-Tomczak, jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), ul. Aluzyjna 25D lok. 810, 03-149 Warszawa, NIP: 5242808895.

Kontakt z Administratorem: support@geneo-toolkit.pl.

2. Jakie dane zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane konta — adres e-mail, hasło (w formie zaszyfrowanej), data rejestracji.
• Dane przesyłane do analizy — skany, zdjęcia lub pliki PDF dokumentów genealogicznych (aktów metrykalnych, ksiąg parafialnych itp.) przesłane przez Użytkownika.
• Dane kontekstowe — opcjonalne opisy i kontekst wpisywany przez Użytkownika przy przesyłaniu dokumentu (np. informacje o przodkach).
• Dane płatnicze — dane niezbędne do realizacji płatności są przekazywane bezpośrednio do operatora płatności Stripe. Administrator przechowuje wyłącznie informacje o statusie subskrypcji, wybranym planie i dacie odnowienia — nie ma dostępu do danych karty płatniczej.
• Dane techniczne — adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi dostępu (niezbędne do bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej).
• Pliki GEDCOM — jeżeli Użytkownik wgrywa plik drzewa genealogicznego w formacie GEDCOM, przechowywany jest on w celu wzbogacenia wyników analizy dokumentów.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — rejestracja i prowadzenie konta, realizacja zamówionych pakietów, świadczenie usługi analizy dokumentów, obsługa płatności i subskrypcji.
• Uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć, analiza statystyk użytkowania, dochodzenie lub obrona roszczeń.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przechowywanie dokumentów księgowych zgodnie z przepisami prawa.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — wysyłka newslettera i informacji marketingowych, o ile Użytkownik wyraził taką zgodę.

4. Przetwarzanie dokumentów i danych genealogicznych

Przesyłane przez Użytkownika skany dokumentów są analizowane z wykorzystaniem modeli językowych AI. W toku analizy treść dokumentu jest przesyłana do interfejsu API wybranego dostawcy AI. Administrator może korzystać z usług takich dostawców jak Google LLC (Google Gemini), Anthropic PBC (Claude) lub OpenAI LLC (ChatGPT), w zależności od aktualnej konfiguracji systemu.

Dokumenty mogą zawierać dane osobowe osób historycznych (zmarlych) lub żyjących krewnych Użytkownika. Użytkownik przesyłając dokument oświadcza, że posiada prawo do jego przetwarzania i udostępnienia.

Pliki dokumentów są przechowywane na serwerach Administratora przez okres aktywności konta Użytkownika. Użytkownik może usunąć przesłane dokumenty w każdej chwili z poziomu swojego konta.

Pliki GEDCOM zawierają dane osobowe osób z drzewa genealogicznego Użytkownika. Są one wykorzystywane wyłącznie do wzbogacania wyników analizy dokumentów dla danego konta.

5. Podmioty zewnętrzne i przekazywanie danych

W celu świadczenia usług Administrator korzysta z następujących podmiotów zewnętrznych:

• Google LLC (Google Gemini API) — przetwarzanie treści dokumentów w celu ich analizy. Google przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności i warunkami korzystania z usług.
• Anthropic PBC (Claude API) — przetwarzanie treści dokumentów w celu ich analizy. Anthropic przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności i warunkami korzystania z usług.
• OpenAI LLC (ChatGPT API) — przetwarzanie treści dokumentów w celu ich analizy. OpenAI przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności i warunkami korzystania z usług.
• Stripe Inc. — obsługa płatności i subskrypcji. Stripe przetwarza dane płatnicze zgodnie z własną polityką prywatności i standardem PCI DSS.
• Dostawca hostingu / infrastruktury chmurowej — przechowywanie danych na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym lub z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń transferu danych.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim.

Dane mogą być ujawnione organom publicznym wyłącznie w przypadkach wymaganych przez przepisy prawa.

6. Okres przechowywania danych

• Dane konta — przez czas trwania umowy (aktywności konta), a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń (do 3 lat).
• Dokumenty i wyniki analizy — przez czas aktywności konta lub do chwili usunięcia przez Użytkownika.
• Dane podatkowe i rozliczeniowe — przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy (zgodnie z przepisami prawa polskiego).
• Logi techniczne — do 12 miesięcy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do chwili cofnięcia zgody.

7. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych — możliwość uzyskania informacji o przetwarzanych danych.
• Prawo do sprostowania — możliwość poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia — możliwość żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), z zastrzeżeniem przypadków, w których przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — możliwość żądania wstrzymania przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych — możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo do sprzeciwu — możliwość sprzeciwienia się przetwarzaniu danych opartemu na uzasadnionym interesie Administratora.
• Prawo do cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed cofnięciem.

Wnioski dotyczące praw prosimy kierować na adres: support@geneo-toolkit.pl. Administrator odpowie w terminie do 30 dni.

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego działania:

• Cookies sesyjne — umożliwiają zalogowanie i utrzymanie sesji Użytkownika; usuwane po zamknięciu przeglądarki.
• Cookies CSRF — chronią przed atakami typu Cross-Site Request Forgery; wymagane do bezpiecznego działania formularzy.

Serwis nie korzysta z cookies marketingowych, śledzących ani analitycznych.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z serwisu.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń z użyciem protokołu HTTPS (TLS),
• hashowanie haseł z użyciem bezpiecznych algorytmów,
• kontrolę dostępu do danych i systemów,
• regularne aktualizacje oprogramowania.

10. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami w sposobie przetwarzania danych lub zmianami w zakresie świadczonych usług.

O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani za pośrednictwem poczty e-mail lub komunikatu w serwisie.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2026.