Drzewo zaczyna się od przodków urodzonych w XIX wieku. Potem pojawiają się ich dzieci, wnuki i prawnuki. Po kilku pokoleniach genealog dochodzi do osób, które nadal żyją. W tym miejscu rodzinne archiwum przestaje opowiadać wyłącznie o przeszłości.
Imię i nazwisko kuzynki, jej rok urodzenia, fotografia oraz informacja o rodzicach mogą pozwolić na łatwe ustalenie, kim jest. Jeśli takie dane trafią do publicznego drzewa, na blog lub do mediów społecznościowych, przestają być prywatną notatką.
RODO nie zakazuje genealogii. Wymaga jednak innego podejścia do informacji o żyjących osobach niż do danych zmarłych przodków.
Ten artykuł jest ogólnym przewodnikiem po ostrożnych praktykach. Nie zastępuje porady prawnej dotyczącej konkretnej publikacji, działalności zarobkowej ani sporu rodzinnego.
RODO chroni żyjących, nie zmarłych
RODO dotyczy danych osób fizycznych, które można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować. Motyw 27 rozporządzenia wyłącza dane osób zmarłych. Motyw 160 mówi natomiast wprost o badaniach genealogicznych i ponownie zaznacza, że ochrona wynikająca z RODO nie obejmuje zmarłych.
Nie oznacza to, że o zmarłym zawsze można opublikować wszystko.
Stara fotografia może przedstawiać także żyjącą osobę. List może zawierać informacje o dzieciach i wnukach. Wiadomość o chorobie przodka może wskazywać na ryzyko dotyczące jego żyjących potomków. Trzeba uwzględnić również prawa autorskie do zdjęć i listów, dobra osobiste żyjących osób oraz ograniczenia wynikające z zasad udostępniania danego źródła.
Najprostsza reguła robocza brzmi:
- dane dotyczą wyłącznie zmarłego — RODO co do zasady ich nie obejmuje;
- dane pozwalają rozpoznać osobę żyjącą — trzeba rozważyć przepisy o ochronie danych;
- materiał łączy zmarłego z żyjącymi krewnymi — sprawdź, co ujawnia o tych drugich.
Nie pomoże samo usunięcie imienia. Jeśli z publicznego drzewa wynika, że dana osoba jest jedyną córką konkretnego małżeństwa, mieszka w małej miejscowości i wykonuje określony zawód, może być możliwa do rozpoznania. To pseudonimizacja, niekoniecznie pełna anonimizacja.
Co jest daną osobową w drzewie genealogicznym?
Dane osobowe to nie tylko PESEL, adres i numer telefonu. W genealogii będą nimi również informacje, które samodzielnie lub po połączeniu z innymi źródłami pozwalają ustalić tożsamość żyjącej osoby.
Mogą to być:
- imię i nazwisko;
- nazwisko rodowe oraz nazwisko po ślubie;
- data i miejsce urodzenia;
- imiona rodziców i małżonka;
- fotografia lub nagranie;
- adres zamieszkania;
- nazwa szkoły albo miejsca pracy;
- informacje o adopcji, rozwodzie lub pochodzeniu;
- powiązania między członkami rodziny.
Samo pokrewieństwo też może być informacją o żyjącej osobie. Dodanie kogoś jako dziecka, małżonka albo biologicznego rodzica ujawnia relację, o której dana osoba mogła nie chcieć mówić publicznie.
RODO wymaga między innymi ograniczenia danych do tego, co potrzebne dla danego celu. Zasada ta dobrze pasuje do pracy genealoga: fakt, że posiadasz informację, nie oznacza jeszcze, że musisz umieścić ją w publicznej wersji drzewa.
Prywatne notatki a publiczne drzewo
RODO przewiduje wyjątek dla przetwarzania danych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze. Może on obejmować prywatny notes, rodzinny program na własnym komputerze albo materiały udostępniane w zamkniętym kręgu najbliższych.
Granica nie przebiega jednak między papierem a internetem. Liczy się sposób wykorzystania danych oraz krąg odbiorców.
W wyroku w sprawie Lindqvist Trybunał Sprawiedliwości UE uznał, że umieszczenie na stronie internetowej informacji o innych osobach jest przetwarzaniem danych, a publikacja dostępna poza prywatnym kręgiem nie mieści się w wyjątku dotyczącym czynności osobistych i domowych. Wyrok zapadł na gruncie poprzedniej dyrektywy, ale nadal jest ważną wskazówką przy rozumieniu tego wyjątku.
W praktyce można wyróżnić trzy sytuacje.
Drzewo przechowywane na własnym urządzeniu
Plik lub program dostępny wyłącznie dla badacza najłatwiej uznać za część działalności osobistej. Nadal trzeba zabezpieczyć urządzenie i kopie zapasowe, szczególnie jeśli znajdują się tam adresy, dokumenty lub informacje o zdrowiu.
Drzewo prywatne w serwisie internetowym
Ograniczenie widoczności do zaproszonych osób zmniejsza ryzyko, ale nazwa "prywatne" nie kończy analizy. Sprawdź:
- kto może zobaczyć profile;
- czy osoby żyjące są automatycznie ukrywane;
- czy inni użytkownicy mogą kopiować dane;
- co pokazują wyszukiwarki wewnętrzne serwisu;
- gdzie znajdują się ustawienia udostępniania;
- czy profil można znaleźć przez zwykłą wyszukiwarkę internetową.
Operator serwisu przetwarza dane na własnych zasadach opisanych w regulaminie i polityce prywatności. Ustawienia mogą się zmieniać, dlatego trzeba do nich wracać.
Drzewo lub artykuł dostępny publicznie
Blog, otwarte drzewo, publiczny post lub strona indeksowana przez wyszukiwarki mogą trafić do nieokreślonej liczby odbiorców. Taka publikacja nie powinna być traktowana jak prywatny album rodzinny. Autor może stać się administratorem opublikowanych danych i potrzebować odpowiedniej podstawy przetwarzania oraz sposobu realizowania praw opisanych w RODO.
Im szersza publikacja, tym mniej danych o osobach żyjących powinno się w niej znaleźć.
Czy potrzebujesz zgody każdego żyjącego krewnego?
Zgoda jest jedną z podstaw legalnego przetwarzania danych, lecz nie jedyną. RODO wymienia również między innymi prawnie uzasadniony interes administratora. Powołanie się na taki interes wymaga jednak oceny celu, niezbędności publikacji oraz wpływu na prawa i prywatność opisywanej osoby.
Samo zainteresowanie historią rodziny nie daje automatycznego prawa do ujawnienia wszystkich danych. Przy publicznym drzewie prowadzonym hobbystycznie najprostsze i najmniej konfliktowe rozwiązania to:
- ukrycie profilu żyjącej osoby;
- ograniczenie danych do informacji, które nie pozwalają jej rozpoznać;
- uzyskanie jasnej zgody przed publikacją konkretnego zakresu danych.
Zgoda powinna być dobrowolna, świadoma, konkretna i jednoznaczna. Pytanie "mogę dodać cię do drzewa?" może być zbyt ogólne. Rozmówca powinien wiedzieć, gdzie drzewo będzie dostępne i co dokładnie zamierzasz pokazać.
Możesz napisać:
Prowadzę publiczne drzewo rodzinne dostępne w internecie. Chciałbym podać twoje imię i nazwisko, rok urodzenia oraz relację z rodzicami. Nie będę publikować pełnej daty urodzenia, adresu ani danych kontaktowych. Czy zgadzasz się na taki zakres?
Zachowaj odpowiedź, na przykład w wiadomości e-mail. Jeśli później zechcesz dodać zdjęcie albo nową informację, zapytaj ponownie. Zgoda na prywatne drzewo nie jest automatycznie zgodą na blog, książkę lub media społecznościowe.
Nie proś o jedną zgodę "na wszystko i na zawsze". Osoba powinna móc wycofać zgodę równie łatwo, jak jej udzieliła.
Informacja publiczna nie oznacza dowolności publikacji
Data urodzenia mogła pojawić się w publicznym profilu. Nazwisko po ślubie może być widoczne na stronie pracodawcy. Fotografia mogła zostać wcześniej opublikowana w mediach społecznościowych. Nie oznacza to, że można bez dalszej oceny skopiować te materiały do własnego drzewa — podobnie jak przy ocenie wiarygodności cudzych drzew genealogicznych online, sama dostępność informacji nie czyni jej automatycznie Twoją do dowolnego wykorzystania.
UODO zwraca uwagę, że publiczna dostępność części danych nie przesądza o legalności ich dalszego wykorzystania. Trzeba mieć podstawę przetwarzania oraz przestrzegać zasad takich jak ograniczenie celu i minimalizacja danych.
Osoba mogła podać miejsce pracy na stronie zawodowej po to, aby mogli się z nią kontaktować klienci. Nie musi oczekiwać, że ta informacja zostanie połączona z nazwiskami rodziców, datą urodzenia i historią małżeństw.
Szczególną ostrożność zachowaj przy kopiowaniu informacji z nekrologów, dokumentów sądowych, ksiąg wieczystych, stron szkół i mediów społecznościowych. Dostępność źródła nie usuwa prywatności żyjących osób opisanych w materiale.
Zdjęcie rodzinne wymaga osobnego sprawdzenia
Fotografia rozpoznawalnej osoby jest zwykle daną osobową. Jej publikacja dotyka też prawa do wizerunku. Artykuł 81 ustawy o prawie autorskim mówi, że rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zezwolenia osoby przedstawionej, choć ustawa przewiduje wyjątki.
W zwykłej genealogii rodzinnej nie zakładaj, że wyjątek na pewno ma zastosowanie. Zapytanie o zgodę jest bezpieczniejsze niż samodzielne interpretowanie fotografii.
Trzeba rozdzielić trzy rzeczy:
- posiadanie odbitki;
- prawo do korzystania z samego zdjęcia jako utworu;
- zgodę osoby przedstawionej na rozpowszechnianie jej wizerunku.
Fakt, że zdjęcie znalazło się w rodzinnym albumie, nie daje automatycznie prawa do opublikowania go w internecie. Autor fotografii lub jego spadkobiercy mogą mieć prawa autorskie, a żyjąca osoba przedstawiona na zdjęciu ma własne prawa dotyczące wizerunku i prywatności.
Przed publikacją fotografii grupowej sprawdź każdą rozpoznawalną, żyjącą osobę. Zgoda jednej z nich nie obejmuje pozostałych.
Informacje szczególnie chronione
RODO wyróżnia szczególne kategorie danych. Należą do nich między innymi informacje ujawniające:
- pochodzenie etniczne;
- poglądy polityczne;
- przekonania religijne lub światopoglądowe;
- przynależność do związku zawodowego;
- dane genetyczne;
- dane dotyczące zdrowia;
- seksualność lub orientację seksualną.
Ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione, chyba że wystąpi jeden z wyjątków wskazanych w art. 9 RODO. Wyraźna zgoda jest jednym z nich, ale nie rozwiązuje każdej możliwej sytuacji.
W genealogii taka informacja może pojawić się nieoczekiwanie. Akt zgonu przodka może zawierać przyczynę śmierci. Wspomnienie rodzinne może ujawniać pochodzenie biologiczne żyjącego człowieka. Wynik testu DNA jednej osoby mówi coś również o krewnych.
Nie każda trudna lub prywatna wiadomość jest formalnie szczególną kategorią danych z art. 9. Informacje o adopcji, konflikcie rodzinnym, zadłużeniu czy rozwodzie nadal mogą jednak mocno ingerować w prywatność i dobra osobiste.
Jeśli informacja dotyczy żyjącej osoby i nie jest potrzebna w publicznej wersji historii, najprostsze rozwiązanie to jej nie publikować.
A co z dziećmi?
Dzieci wymagają silniejszej ochrony. Publiczny profil małoletniego z pełną datą i miejscem urodzenia, imionami rodziców oraz zdjęciem nie jest potrzebny do pokazania przebiegu historii rodzinnej.
W publicznej wersji drzewa najlepiej ukryć profil dziecka w całości. Zgoda rodzica lub opiekuna nie powinna być traktowana jako powód do ujawniania większej liczby danych, niż wymaga cel publikacji. Trzeba też brać pod uwagę prywatność i dobro samego dziecka.
Jak pokazać współczesną część drzewa bez ujawniania danych?
Najbezpieczniejsza publiczna wersja drzewa może kończyć się na pokoleniu osób zmarłych. Jeśli układ rodzinny wymaga pokazania dalszych gałęzi, można zastosować neutralne oznaczenia:
- "osoba żyjąca" zamiast imienia i nazwiska;
- sam rok lub przedział czasu zamiast pełnej daty;
- ogólny region zamiast miasta i adresu;
- neutralna sylwetka zamiast fotografii;
- ukrycie współmałżonka i dzieci;
- pominięcie informacji o zdrowiu, adopcji oraz sytuacji rodzinnej.
Inicjały nie zawsze wystarczą. "A.K., jedyna córka Jana Kowalskiego, urodzona w 1985 roku w Zamościu" może być łatwa do odnalezienia. Anonimizację ocenia się po możliwości identyfikacji, a nie po samym usunięciu nazwiska.
Dobrym nawykiem jest rozdzielenie pełnej wersji drzewa (dla siebie) od wersji publicznej — podobnie jak przy porządkowaniu notatek badawczych, warto od razu oznaczać, które dane są tylko do własnego użytku, a które nadają się do pokazania innym.
Przydatne narzędzie: Geneo Toolkit pozwala trzymać pełne notatki i przeanalizowane dokumenty we własnym, prywatnym archiwum — oddzielnie od tego, co ostatecznie trafia do publicznej wersji drzewa czy artykułu. Żadne narzędzie nie podejmie jednak za Ciebie decyzji o zakresie publikacji — to zawsze zostaje po Twojej stronie.
Co zrobić, gdy krewny prosi o usunięcie danych?
Nie zaczynaj od przekonywania, że informacja jest prawdziwa albo pochodzi z publicznego źródła. Prawdziwość danych nie odbiera osobie prawa do prywatności.
Ustal:
- które dane lub fotografie wskazuje;
- gdzie zostały opublikowane;
- na jakiej podstawie były przetwarzane;
- czy materiał został skopiowany do innych miejsc;
- czy można natychmiast ograniczyć jego widoczność.
Artykuł 17 RODO przewiduje prawo do żądania usunięcia danych, gdy zachodzi jedna z określonych przesłanek. Może nią być wycofanie zgody, brak dalszej potrzeby przetwarzania albo niezgodność przetwarzania z prawem. Prawo to nie jest bezwzględne — rozporządzenie przewiduje wyjątki, między innymi związane z wolnością wypowiedzi, obowiązkiem prawnym, roszczeniami oraz niektórymi celami archiwalnymi i badawczymi.
Hobbysta prowadzący publiczne drzewo rzadko zyska coś dobrego, walcząc o pozostawienie profilu osoby, która wyraźnie nie chce w nim występować. Najrozsądniej ukryć dane, zachować kopię korespondencji i sprawdzić, czy zniknęły także z fotografii, opisów oraz indeksów.
Usunięcie strony nie zawsze oznacza natychmiastowe zniknięcie wyniku z wyszukiwarki. Może być potrzebne zgłoszenie do operatora serwisu lub administratora wyszukiwarki. UODO zaleca najpierw kontakt z osobą, która opublikowała materiał, a następnie z administratorem strony lub portalu.
Checklista przed publikacją historii rodziny
Przed udostępnieniem drzewa, artykułu, fotografii lub skanu dokumentu odpowiedz na poniższe pytania:
- Czy materiał dotyczy osoby żyjącej?
- Czy można ją rozpoznać po połączeniu kilku informacji?
- Czy publikacja jest publiczna, czy ograniczona do zaproszonej rodziny?
- Jaki jest cel pokazania tych danych?
- Czy ten sam cel da się osiągnąć mniejszym zakresem informacji?
- Czy mam odpowiednią podstawę przetwarzania?
- Jeśli opieram się na zgodzie, czy wskazałem miejsce i dokładny zakres publikacji?
- Czy materiał zawiera dane o zdrowiu, pochodzeniu, religii, poglądach albo DNA?
- Czy na zdjęciu są inne żyjące osoby?
- Czy mam prawo korzystać z samej fotografii lub listu?
- Czy dokument ujawnia adres, podpis, numer dokumentu albo dane kontaktowe?
- Czy profil dziecka został ukryty?
- Czy ustawienia prywatności serwisu są zgodne z moim zamiarem?
- Czy wiem, jak usunąć albo poprawić dane na prośbę krewnego?
- Czy opublikowałbym tę samą informację o sobie?
Jeśli masz wątpliwość, przygotuj dwie wersje drzewa: pełniejszą do własnego archiwum oraz ograniczoną do publicznego udostępniania. Przy książce, płatnym serwisie, dużej bazie, badaniach DNA albo konflikcie dotyczącym publikacji skonsultuj konkretny przypadek z prawnikiem zajmującym się ochroną danych i dobrami osobistymi.
